當部屬的多半不喜歡開會，殊不知，對主管來說，開會壓力也很大！尤其是年輕、或剛上任的新手主管，會議不只是下指令的場合，同時也是直接面對下屬質疑跟挑戰的時候，每個人都睜大眼睛在看：這個位子，你可以坐多久？知名的激勵專家，《言語無價》（Talk Ain’t Cheap? It’s Priceless）的作者艾蓮．麥達（Eileen Mc Dargh）就指出，在限定時間內，召集數目適當、職務適當的成員，進行一場緊湊、聚焦、成功的會議，有助於將新手主管快速拉高到領導人的層次。
不過，這種能力不是天生的，需要事前好好準備。既然會議室是建立主管威信的重要地點，最好從召集會議那一刻起，就開始沙盤推演，做好計劃。這樣才能發揮領導力，帶領下屬「愈開愈會」，而不是「愈開愈不會」！
如何主持一場成功的會議？首要之務是掌握4大基本原則。
原則1：開會目的先想清楚
召集會議之前一定要先想清楚，你希望這場會議結束之後，獲得什麼樣的結果。
●你想要解決某個問題？
●你想要得到有用的構想？
●你想要了解計劃的進度？
●你想要傳遞或接收某些資訊？
原則2：會議流程再三確認
開會最忌議題東拉西扯，夾纏不清。在開會之前，把所有的問題組織排序是極為重要的一件事。一份妥善研擬的議程可以讓所有與會者掌握會議的梗概，提升會議效率。
一份好的議程內容必須包括：
●會議的時間及地點。
●會議主題。如「X專案進度會議」、「預算會議」、「腦力激盪會議」等。
●討論的子題。
●所有出席人員名單。
●每個子題的報告人姓名。
●每位報告人所分配到的時間。
為了讓與會者進入狀況並做好準備，你最好在會議前兩天就將議程送出，同時也要求報告者先將需要其他人閱讀的資料寄出。
原則3：發言時間分秒必較
時間是不可逆，無法取代的珍貴資源，沒有人希望自己的時間被浪費。要知道，某人在一個8人的會議上遲到15分鐘，就等於耗掉了組織兩小時的時間。
因此，會議時間一到，就馬上進入議程，儘速建立明快的領導人形象。接下來，以議程作為你掌控時間的最高指導原則，嚴格要求與會者遵守規定的發言時間。
務必事先確認所有重要議題都已納入議程，不要在議程最後列個「臨時動議」欄位，它往往就是浪費時間的幫兇。
如果你意識到大家在某個議題上逗留太久，想辦法加快步調，快速做出決定。或者，要求相關成員另外再召開一個小會議，進行討論。
此外，可以在會議以外的時間做的事，就不要拿到會議上來做。例如，可事先閱讀的資料、可透過電子郵件或佈告欄公布的訊息等。
如果你想確定團隊成員都了解你的意思，並且需要雙向溝通，那麼只要針對先前發出的訊息，透過email問答確認就行了。
還有，在會議上最好不要為了一些小事追根究柢，可以留到會後再說。
原則4：讓所有人感到滿意
記住，當你主持一場會議時，既要處理事，也要處理人。因此，除了達成會議目標外，也要讓與會者感到滿意。
針對你的會議主題，也許有人希望再增加某個討論議題；也許你分配給某個議題的時間太多或太少。你要允許與會者在開會之前，對議程提出意見，並且在會議中鼓勵開放性的溝通。
還有，開會是個民主的過程，絕不要拿頭銜來壓人。最後，會議結束時，花個幾分鐘的時間，對照你的會議目標，來評估會議的成效，以作為下次開會的改進依據。
開會前5點提醒：
1.必要時才開會。
2.要求與會者關掉手機或調成靜音。
3.檢視行之有年的例行性會議，如果已經淪為形式，取消它。
4.避免在晚上及週末開會，如果非得這麼做，至少要保留到緊急時才用。
5.不要在開會時進行社交，別把會議室當成交誼廳。
6.別忘了說︰謝謝。
■ 2010-05 Cheers雜誌116期
No comments:
Post a Comment